Capítulo II: Establecer
2.2 ¿Cómo diseñar el modelo de trabajo híbrido para la organización?
Introducción
Implementar el trabajo híbrido no implica sólo trasladar el trabajo desde la oficina a la casa, sino que crear una nueva modalidad de trabajo que requiere ajustes a los estilos de liderazgo, supervisión, coordinación y patrones culturales organizacionales.
El abanico de posibilidades que brinda el trabajo híbrido permite a las organizaciones establecer estructuras de trabajo a la medida de las características de cada área, unidad o equipo. Por lo tanto, la implementación del trabajo híbrido puede variar ampliamente en función de los cargos, alcance del trabajo, el rubro y el país. Los modelos ofrecen una hoja de ruta para la implementación del trabajo híbrido. Al interior de una organización pueden coexistir diversos modelos que se diseñan en función de su estrategia, estructura, cargos, responsabilidades, recursos y personas.
Independientemente del modelo escogido, se requiere establecer reglas claras que regirán al trabajo híbrido en la organización, abarcando desde la infraestructura hasta la gestión del rendimiento y la productividad.
La literatura indica que, como parte del diseño del modelo de trabajo híbrido, es importante tener políticas claras, sencillas, transversales y compartidas mediante comunicación organizacional que difunda claramente los pilares de la modalidad de trabajo. Estas reglas guiarán a cada equipo, permitiéndole ajustar su conducta en base a su realidad organizacional.
Varias empresas señalan en las entrevistas que su modelo de trabajo híbrido abarca el diseño de procesos y sistemas transversales, integrando la cultura y valores de la organización. Han instalado comités multidisciplinarios que diseñan directrices, apoyan la implementación, monitorean resultados y gestionan el mejoramiento continuo.
Este capítulo incluye mejores prácticas para implementar un modelo de trabajo híbrido con directrices generales para estructurar la nueva modalidad de trabajo, cuidando fortalecer la productividad y el bienestar laboral.
¿Qué dice la literatura?
Crehana (2022)1 señala que el primer paso para diseñar un plan de trabajo remoto es determinar las políticas organizacionales que regulen el diseño y ejecución del trabajo híbrido incluyendo normas a cumplir, protocolos de conducta y pautas de desempeño. Se sugiere definir una política de trabajo híbrido que asegure la calidad del trabajo mediante el cumplimiento de objetivos más que un horario determinado.
Como habrán actividades presenciales, es probable que el modelo de trabajo híbrido no se aplique a todas las personas de la organización. Por lo tanto, las políticas deben incluir evaluaciones de cargos que ayuden a determinar quienes pueden acceder a trabajar de forma híbrida.
Las políticas deben establecer el nivel de autonomía de los trabajadores/as para decidir la alternancia de trabajo remoto y presencialidad. Al respecto, Bloom (2021)2 plantea la necesidad de adaptar estas decisiones al tipo de organización, indicando que, para aprovechar las ventajas del trabajo híbrido, las directrices generales deben establecer con claridad normas que permitan estructurar a los equipos en función de sus procesos sin impactar su productividad. Sugiere que, en el marco de las políticas establecidas, los equipos deben reunirse periódicamente para diseñar, innovar y resolver problemas complejos, trabajando cohesionadamente, manteniendo la flexibilidad para tomar decisiones autónomamente acerca de sus prácticas de trabajo.
El diseño del trabajo híbrido debe generar condiciones para que tanto trabajadores/as en modelo híbrido, como trabajadores/as presenciales tengan las mismas oportunidades para desarrollar su trabajo, con acceso equitativo a recursos de colaboración, compartiendo una misma identidad y la cultura organizacional.
«El mayor reto de un modelo híbrido es garantizar que los empleados remotos tengan las mismas oportunidades que sus homólogos presenciales,» señala Frank Reig, CEO de Revel. (Granzella, Adrian, 2021)3
Gartner (2021) recalca la relevancia de la comunicación con los integrantes de los equipos que trabajarán en modalidad híbrida, incorporándoles en la transición y dándoles control sobre sus condiciones laborales.
Las políticas de trabajo híbrido deben lograr un balance entre productividad, control y confianza. Ya que los integrantes de la organización trabajarán desde distintos lugares y en diferentes horarios, cualquier deficiencia de comunicación será compleja de mitigar si no responde a un diseño planificado, con un impacto dañino en el ambiente laboral.
“Las empresas deben realizar evaluaciones de numerosas tecnologías (y estructuras de trabajo) antes de decidir cuáles se adaptan mejor a los trabajadores individuales (y sus equipos) y cuáles se necesitan en la oficina para nivelar el campo de juego para los trabajadores remotos y presenciales. Un buen primer paso es examinar los patrones tecnológicos existentes (…) Vale la pena buscar la retroalimentación de los empleados. A menudo, las organizaciones introducen herramientas que son innecesarias y difíciles de usar.” (Ramaswami Rama, 2021)4
Por otra parte, la modalidad híbrida trae consigo diversos beneficios y desafíos tanto para la organización como para las personas. Los beneficios incluyen ahorro de costos por menor uso de la infraestructura existente; aumento de productividad por una mayor autonomía sin sacrificar la colaboración y la interacción social; y una mejora en la calidad de vida laboral de los empleados/as. Entre los desafíos está la disminución de las interacciones tradicionales que se dan en la oficina, como las pausas y las charlas casuales entre colegas; y puede que los empleados/as se sientan aislados y desconectados. Por lo tanto, el modelo de trabajo híbrido debería tener como consigna fortalecer los espacios de trabajo productivos individuales mediante el uso de tecnologías colaborativas (Google Workspace, Monday, Miro, Trello, Teams, entre otros) y los espacios de innovación, creación y fortalecimiento de la cultura organizacional. El modelo privilegiaría la productividad personal colaborativa en las jornadas fuera de la organización, destinando las jornadas en oficina para desarrollar la cultura, instalar prácticas, innovar, coordinar y solucionar problemas complejos interequipos, aumentando el compromiso y equilibrio de la vida personal y laboral de los trabajadores/as.
“Un buen modelo de trabajo híbrido permitirá a la organización atraer a un grupo más amplio de profesionales. Asimismo, los empleados tenderán a sentirse más motivados con las políticas de trabajo remoto. Los trabajadores disfrutan tener más autonomía y flexibilidad, y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal gracias a esta modalidad.”5
La implementación de nuevas modalidades de trabajo supone enfrentar un cierto nivel de rechazo al cambio, lo que hace recomendable desplegar un sólido programa de gestión del cambio durante las fases de diseño e implementación del modelo híbrido para asegurar un ambiente en que predomine la flexibilidad y la empatía (Gartner 2021). La gestión del cambio deberá explicitar los valores que orientarán la nueva cultura organizacional:
“Si bien parece que este modelo es más flexible, es importante que éste no se adopte con el mismo enfoque del trabajo presencial, ofreciendo a los colaboradores (a la luz de políticas y directrices instauradas organizacionalmente) la opción de elegir la combinación que mejor se ajuste a su ciclo de trabajo. Asimismo, será clave pensar las instalaciones como una sede cultural, convirtiéndolas en un espacio estratégico para fomentar la creatividad y colaboración.” 6
Una vez definido el modelo de trabajo en la organización, a continuación se establecen las nuevas pautas que habilitan a que los empleados/as trabajen de manera efectiva, otorgando directrices claras, transparentes y coherentes para alinear las expectativas y evitar confusiones, creando una organización más autónoma. Las nuevas exigencias deben incluir todos los ámbitos de la organización, desde las metas asociadas a las reuniones de la semana hasta la gestión del rendimiento.
Desde un punto de vista administrativo, se recomienda incluir los siguientes puntos:7
- Detallar los cargos que pueden optar al trabajo híbrido.
- Explicar cómo postular al trabajo híbrido.
- Aclarar funciones y responsabilidades de los trabajadores/as híbridos y de los gestores de personal.
- Ajustar políticas relacionadas (ej., uso de tecnologías de información, protección de datos y remuneraciones).
Desde un punto de vista organizacional, Gartner propone que las reglas del trabajo híbrido se construyan en base al diálogo al interior del equipo para que sus integrantes sientan que tienen el control de sus condiciones de trabajo. Para que dichas reglas mejoren la calidad vida del equipo Gartner recomienda:8
1) Unidad y salud de equipo: incentivar la comunicación al interior del equipo, fomentando la inclusión y participación de cada integrante.
2) Gestión del tiempo y coordinación: promover la transparencia sobre la distribución y el uso del tiempo de los equipos, siendo flexible en la coordinación para realizar el trabajo. Reconocer el valor de la contribución de cada integrante.
3) Herramientas y equipo: explicitar las tecnologías y herramientas disponibles, para qué y cuándo se deben usar. Aprovechar la competencia digital de los empleados/as para mejorar su destreza y realizar un trabajo efectivo.
¿Qué dicen las organizaciones?
Si bien en muchas organizaciones la instalación del trabajo híbrido emerge debido a la pandemia, otras compañías entrevistadas, particularmente de mayor tamaño, declaran haber diseñado un modelo de trabajo flexible previo a la pandemia, buscando aumentar la productividad y el bienestar laboral de sus integrantes.
Un número importante de organizaciones entrevistadas, de diversos tamaños, indica que como parte de la instalación del trabajo híbrido ha buscado intencionar que sus directrices generales y lineamientos transversales otorguen sentido a la modalidad de trabajo.
“El modelo (…) es esencialmente transmitir que hay una nueva forma de trabajar, pero manteniendo ciertos lineamientos respecto a considerar al equipo.” (Empresa de Servicios)
Las entrevistas y focus groups señalan que en varias organizaciones se generan lineamientos con una tendencia clara a institucionalizar el modelo híbrido de trabajo, dándole estructura mediante el diseño de procesos y sistemas, integrando la cultura y los valores de la organización.
“Es importante decir que no es que cada uno tenga su espacio, su libertad de acción, sino más bien, tenemos que encontrar espacios que generen criterios comunes. Ahí nos encontramos con los habilitadores mínimos y los habilitadores centralizados. Los habilitadores mínimos para nosotros son sistemas, procesos y prácticas que regulan la autonomía de los equipos para asegurar mínimos con mira a un desempeño sostenible (…) Por otra parte, hay habilitadores centralizados que son sistemas, procesos, prácticas, que habilitan la generación de sinergia entre los equipos, con miras a generar valor.” (Empresa de Servicios)
“Nos decían: ‘para que esto sea sostenible, tenemos que buscar un paraguas, tenemos que darle sentido, tenemos que, de alguna manera, hablar de cómo hacemos que esta nueva forma de trabajo sea sostenible.’”(Empresa de Servicios)
Se reconoce la relevancia de identificar prácticas claras con directrices y políticas transversales en relación al trabajo híbrido, que ayuden a mantener una cultura de trabajo y sentido de pertenencia, ordenando la manera en que la organización implementa este sistema de trabajo.
Entre lo recogido en las organizaciones, los lineamientos transversales incluyen:
• Proporción de días de trabajo presencial y de trabajo virtual.
• Foco de las actividades presenciales y remotas; proporción de horas de presencialidad en la oficina abocadas al trabajo colaborativo en equipo.
• Flexibilidad horaria,“desincronización”de las horas de trabajo, 9 tiempos de desconexión.
• Responsabilidad y autonomía en la definición de periodos de presencialidad versus trabajo remoto.
• Organización del trabajo de manera presencial y virtual. Algunos ejemplos:
«En caso de los que quisieran teletrabajo, nosotros como compañía definimos dos modalidades: teletrabajo tiempo completo y teletrabajo 3×2, que son tres días a distancia y dos días en oficina.» (Empresa Productiva)
“Otro aspecto importante (…) de la presencialidad es cuidar que mantengamos los horarios flexibles pero intransables en las 12 horas de desconexión. Ahí hubo un proceso de reforzar y levantar un programa que permita tener cierta flexibilidad horaria (…) Está esa disponibilidad de mover ese horario de entrada o de salida, pero para nosotros en este modelo híbrido y para que se sostenga en el tiempo y tengamos un alto desempeño, es importante reforzar el intransable de desconexión.” (Empresa de Servicios)
“Entonces, eso nos obliga de alguna manera, a hacernos cargo de que al menos el espacio que les ofrezco sea atractivo, muchos espacios de colaboración, seguimos intentando que el día que tú estás en la oficina no te conectes por video conferencia, que sean días de trabajo colaborativo, de creación y de comunicación con otros. Un poco para ayudar a los equipos también, a poner distintos énfasis en el tipo de trabajo de cada día, entonces si tengo que hacer presentaciones, revisar mails, armar presupuestos, eso lo puedo hacer en un día de home office. Entonces, trato de juntar todo lo que sea creatividad, innovación, generar ideas nuevas de proyecto, etcétera, para los días que sí estoy en la oficina.” (Empresa Productiva)
“Como organización nosotros definimos ciertas rutinas de compromiso y de desarrollo de desempeño, que deben ser presenciales, no porque no se puedan hacer virtualmente, sino porque hemos querido aprovecharlas desde el valor que la presencialidad les puede dar (…) quisimos identificar cierto tipo de ritos que sí queremos mantener presencialmente, son pocos los que son corporativos, en su mayoría estos ritos son acordados al interior de cada equipo de trabajo.” (Empresa Productiva)
Una mejor práctica indica que el/la líder junto a su equipo define en detalle la organización del trabajo en modalidad híbrida, dependiendo del tipo de trabajo, metas y prácticas. Esta definición puede llegar al nivel individual, acordada entre el trabajador/a y su jefatura directa dependiendo de su situación y necesidades.
«Invitamos a los líderes a juntarse con su equipo, a consensuar cuáles de esas medidas iban a tomar en su propio equipo.» (Empresa de Servicios)
“Nos ha funcionado que los equipos elijan el mismo día para ir presencialmente.”
(Empresa Productiva)
“Nosotros siempre hablamos de que la autogestión del equipo es importante para convivir en un modelo híbrido, o sea, la libertad y autonomía que tiene el equipo para maximizar su desempeño de manera sostenible es importante. Eso es salir a escuchar cuál es la mejor forma de coordinación y de trabajo que tiene cada uno de los equipos. Hoy día una dinámica en un equipo digital es diferente a un equipo de finanzas, a un equipo de personas, por lo tanto, para nosotros maximizar el desempeño es importante entender que va a haber un espacio de autorregulación por cada uno de los equipos, sin olvidar y sin desprenderse de las condiciones de borde, que son las regulaciones país, la estructura organizacional, la tecnología disponible.” (Empresa de Servicios)
“Hoy día migramos a un modelo declarado de flexibilidad, donde el trabajo híbrido tiene cabida, donde lo que hemos acordado como gran declaración, es que cada empleado debe acordar con su supervisor directo, cuál es la mejor forma que le acomoda para desempeñar su trabajo.” (Empresa Productiva)
“Es una nueva forma de trabajo, en definitiva, lo que te da la oportunidad es que con tu propio equipo de trabajo vayan definiendo cuál es manera más eficiente para cada uno, para sostener una buena calidad de vida y seguir produciendo.” (Empresa Minera)
“Entonces, por eso el segundo día es de libre elección, acordado con la jefatura, pero libremente acordado finalmente. No es un día fijo, yo puedo elegir ir un viernes y al otro día un miércoles y eso también compatibiliza de mejor forma la realidad que yo pueda tener en el aspecto personal.” (Empresa de Servicios)
¿Cómo se hace?
Se requiere planificar un modelo estructurado de trabajo híbrido, que ordene de manera amplia y transversal la modalidad de trabajo, con lineamientos generales para toda la organización.
Se sugiere desarrollar un marco conceptual que incluya una política organizacional transversal con los lineamientos técnicos y administrativos necesarios para la implementación del trabajo híbrido, de conformidad con la legislación vigente en el país.
Bajo esta política, cada equipo diseña la coordinación y organización específica del trabajo híbrido en conjunto con la jefatura.
La política sobre trabajo híbrido debería considerar:
- Propósito y motivación al trabajo híbrido alineado a la estrategia de la compañía.
- Principios del trabajo híbrido para la organización.
- Alcance de la modalidad híbrida.
- Definiciones.
- Responsabilidades.
- Modalidad para la empresa.
- Número de días presenciales y teletrabajables.
- Tipos de cargos teletrabajables.
- Acuerdo entre trabajador y jefatura
- Firma de anexos de contrato.
- Derechos y obligaciones del trabajador/a.
- Horarios.
- Cambios en el lugar de trabajo.
- Compromisos de desempeño.
- Uso de medios oficiales para compartir información.
- Cuidado de balance vida personal y laboral.
- Guías de acción alineadas con la cultura organizacional.
- Diseño del trabajo en oficina con foco en el trabajo colaborativo.
Se sugiere implementar directrices específicas en relación al uso de las jornadas remotas y presenciales. Se recomienda asignar trabajos individuales o administrativos de manera remota y actividades de coordinación, innovación, instalación de prácticas y artefactos culturales en jornadas presenciales.
Se recomienda instalar un equipo multidisciplinario y centralizado para el diseño, acompañamiento de la ejecución y monitoreo del trabajo híbrido que revise métricas de seguimiento, articule mejoras transversales en la implementación del modelo y comparta mejores prácticas.
BUENA PRÁCTICA: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO HÍBRIDO
El equipo de Recursos Humanos del Bci trabajó arduamente para lograr la instalación del trabajo híbrido, creando la “Nueva Experiencia Bci”, que hoy habilita a más de 6.000 personas a trabajar de manera flexible, contando con herramientas y espacios de trabajo para colaborar, innovar y tener una buena experiencia, buscando “potenciar lo bueno de la vida, con lo mejor del trabajo”.
Esta «Nueva Experiencia Bci» incluye tanto la experiencia del cliente como la del colaborador, estableciendo un modelo de trabajo mixto aprovechando el uso de los nuevos espacios. Para guiar en la planificación efectiva de qué actividades a realizar y en qué lugar hacerlo, Bci desarrolló una matriz que busca propiciar la interacción más efectiva en que se combinan lo presencial y lo remoto.
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1 Ebook. (2022).Guía para hacer un plan de trabajo remoto. Crehana. 22 de agosto del 2022. Disponible en: https://www.crehana.com/business/descargables/plan-trabajo-remoto/?source_page=Resource%20Downloadable%20Detail%20B2B&source_detail=B2B
2 Ito Aki. (2021). Apple, Google o Microsoft han recurrido a Nicholas Bloom para diseñar su regreso a las oficinas: esto es lo que recomienda el economista de Stanford. Business Insider. 21 de abril 2021. Disponible en: https://www.businessinsider.es/nicholas-bloom-consejos-vuelta-oficinas-pandemia-847805
3 Granzella, Adrian. (2021). Especialistas en organización del trabajo comparten cómo planean construir modelos híbridos que mantengan a los empleados comprometidos, productivos y felices. Business Insider, 20 de abril 2021. Disponible en:
https://www.businessinsider.es/como-crear-modelo-trabajo-hibrido-empleados-esten-comprometidos-felices-848103
4 Colaborador. (2021).ODO Five steps to engange and Delight your employees in the hybrid future Forbes. 29 de noviembre 2021. Disponible en: https://www.forbes.com/sites/officedepotofficemax/2021/11/29/5-steps-to-engage-and-delight-your-employees-in-the-hybrid-future/?sh=170424d81321
5 Impact Economist. (2021). Implementación de Trabajo Híbrido. Google Workspace. Disponible en: https://impact.economist.com/projects/make-hybrid-human/pdfs/EI_GoogleWorkspace_ExecutiveSummary_ES-LA.pdf
6 Hanckes, Nicolás (2021).Trabajo híbrido: los desafíos de un modelo que llegó para quedarse. CAVEM. 30 de julio 2021. Disponible en: https://www.cavem.cl/noticias/trabajo-hbrido-los-desafos-de-un-modelo-que-lleg-para-quedarse
7 Granzella, Adrian. (2021). Especialistas en organización del trabajo comparten cómo planean construir modelos híbridos que mantengan a los empleados comprometidos, productivos y felices. Business Insider. 20 abril 2021. Disponible en: https://www.businessinsider.es/como-crear-modelo-trabajo-hibrido-empleados-esten-comprometidos-felices-848103
8 Matt Cain (2021) ¿Hacer que el trabajo híbrido sea más permanente? Establezca algunas reglas básicas. Disponible en https://www.gartner.com/smarterwithgartner/making-hybrid-work-more-permanent-set-some-ground-rules?_ga=2.150890750.930057528.1672156183-429391334.1672156183
9 Si el trabajador/a cumple sus objetivos en horarios distintos a la jornada laboral habitual establecida por la organización
Introducción
Implementar el trabajo híbrido no implica sólo trasladar el trabajo desde la oficina a la casa, sino que crear una nueva modalidad de trabajo que requiere ajustes a los estilos de liderazgo, supervisión, coordinación y patrones culturales organizacionales.
El abanico de posibilidades que brinda el trabajo híbrido permite a las organizaciones establecer estructuras de trabajo a la medida de las características de cada área, unidad o equipo. Por lo tanto, la implementación del trabajo híbrido puede variar ampliamente en función de los cargos, alcance del trabajo, el rubro y el país. Los modelos ofrecen una hoja de ruta para la implementación del trabajo híbrido. Al interior de una organización pueden coexistir diversos modelos que se diseñan en función de su estrategia, estructura, cargos, responsabilidades, recursos y personas.
Independientemente del modelo escogido, se requiere establecer reglas claras que regirán al trabajo híbrido en la organización, abarcando desde la infraestructura hasta la gestión del rendimiento y la productividad.
La literatura indica que, como parte del diseño del modelo de trabajo híbrido, es importante tener políticas claras, sencillas, transversales y compartidas mediante comunicación organizacional que difunda claramente los pilares de la modalidad de trabajo. Estas reglas guiarán a cada equipo, permitiéndole ajustar su conducta en base a su realidad organizacional.
Varias empresas señalan en las entrevistas que su modelo de trabajo híbrido abarca el diseño de procesos y sistemas transversales, integrando la cultura y valores de la organización. Han instalado comités multidisciplinarios que diseñan directrices, apoyan la implementación, monitorean resultados y gestionan el mejoramiento continuo.
Este capítulo incluye mejores prácticas para implementar un modelo de trabajo híbrido con directrices generales para estructurar la nueva modalidad de trabajo, cuidando fortalecer la productividad y el bienestar laboral.
¿Qué dice la literatura?
Crehana (2022)1 señala que el primer paso para diseñar un plan de trabajo remoto es determinar las políticas organizacionales que regulen el diseño y ejecución del trabajo híbrido incluyendo normas a cumplir, protocolos de conducta y pautas de desempeño. Se sugiere definir una política de trabajo híbrido que asegure la calidad del trabajo mediante el cumplimiento de objetivos más que un horario determinado.
Como habrán actividades presenciales, es probable que el modelo de trabajo híbrido no se aplique a todas las personas de la organización. Por lo tanto, las políticas deben incluir evaluaciones de cargos que ayuden a determinar quienes pueden acceder a trabajar de forma híbrida.
Las políticas deben establecer el nivel de autonomía de los trabajadores/as para decidir la alternancia de trabajo remoto y presencialidad. Al respecto, Bloom (2021)2 plantea la necesidad de adaptar estas decisiones al tipo de organización, indicando que, para aprovechar las ventajas del trabajo híbrido, las directrices generales deben establecer con claridad normas que permitan estructurar a los equipos en función de sus procesos sin impactar su productividad. Sugiere que, en el marco de las políticas establecidas, los equipos deben reunirse periódicamente para diseñar, innovar y resolver problemas complejos, trabajando cohesionadamente, manteniendo la flexibilidad para tomar decisiones autónomamente acerca de sus prácticas de trabajo.
El diseño del trabajo híbrido debe generar condiciones para que tanto trabajadores/as en modelo híbrido, como trabajadores/as presenciales tengan las mismas oportunidades para desarrollar su trabajo, con acceso equitativo a recursos de colaboración, compartiendo una misma identidad y la cultura organizacional.
«El mayor reto de un modelo híbrido es garantizar que los empleados remotos tengan las mismas oportunidades que sus homólogos presenciales,» señala Frank Reig, CEO de Revel. (Granzella, Adrian, 2021)3
Gartner (2021) recalca la relevancia de la comunicación con los integrantes de los equipos que trabajarán en modalidad híbrida, incorporándoles en la transición y dándoles control sobre sus condiciones laborales.
Las políticas de trabajo híbrido deben lograr un balance entre productividad, control y confianza. Ya que los integrantes de la organización trabajarán desde distintos lugares y en diferentes horarios, cualquier deficiencia de comunicación será compleja de mitigar si no responde a un diseño planificado, con un impacto dañino en el ambiente laboral.
“Las empresas deben realizar evaluaciones de numerosas tecnologías (y estructuras de trabajo) antes de decidir cuáles se adaptan mejor a los trabajadores individuales (y sus equipos) y cuáles se necesitan en la oficina para nivelar el campo de juego para los trabajadores remotos y presenciales. Un buen primer paso es examinar los patrones tecnológicos existentes (…) Vale la pena buscar la retroalimentación de los empleados. A menudo, las organizaciones introducen herramientas que son innecesarias y difíciles de usar.” (Ramaswami Rama, 2021)4
Por otra parte, la modalidad híbrida trae consigo diversos beneficios y desafíos tanto para la organización como para las personas. Los beneficios incluyen ahorro de costos por menor uso de la infraestructura existente; aumento de productividad por una mayor autonomía sin sacrificar la colaboración y la interacción social; y una mejora en la calidad de vida laboral de los empleados/as. Entre los desafíos está la disminución de las interacciones tradicionales que se dan en la oficina, como las pausas y las charlas casuales entre colegas; y puede que los empleados/as se sientan aislados y desconectados. Por lo tanto, el modelo de trabajo híbrido debería tener como consigna fortalecer los espacios de trabajo productivos individuales mediante el uso de tecnologías colaborativas (Google Workspace, Monday, Miro, Trello, Teams, entre otros) y los espacios de innovación, creación y fortalecimiento de la cultura organizacional. El modelo privilegiaría la productividad personal colaborativa en las jornadas fuera de la organización, destinando las jornadas en oficina para desarrollar la cultura, instalar prácticas, innovar, coordinar y solucionar problemas complejos interequipos, aumentando el compromiso y equilibrio de la vida personal y laboral de los trabajadores/as.
“Un buen modelo de trabajo híbrido permitirá a la organización atraer a un grupo más amplio de profesionales. Asimismo, los empleados tenderán a sentirse más motivados con las políticas de trabajo remoto. Los trabajadores disfrutan tener más autonomía y flexibilidad, y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal gracias a esta modalidad.”5
La implementación de nuevas modalidades de trabajo supone enfrentar un cierto nivel de rechazo al cambio, lo que hace recomendable desplegar un sólido programa de gestión del cambio durante las fases de diseño e implementación del modelo híbrido para asegurar un ambiente en que predomine la flexibilidad y la empatía (Gartner 2021). La gestión del cambio deberá explicitar los valores que orientarán la nueva cultura organizacional:
“Si bien parece que este modelo es más flexible, es importante que éste no se adopte con el mismo enfoque del trabajo presencial, ofreciendo a los colaboradores (a la luz de políticas y directrices instauradas organizacionalmente) la opción de elegir la combinación que mejor se ajuste a su ciclo de trabajo. Asimismo, será clave pensar las instalaciones como una sede cultural, convirtiéndolas en un espacio estratégico para fomentar la creatividad y colaboración.” 6
Una vez definido el modelo de trabajo en la organización, a continuación se establecen las nuevas pautas que habilitan a que los empleados/as trabajen de manera efectiva, otorgando directrices claras, transparentes y coherentes para alinear las expectativas y evitar confusiones, creando una organización más autónoma. Las nuevas exigencias deben incluir todos los ámbitos de la organización, desde las metas asociadas a las reuniones de la semana hasta la gestión del rendimiento.
Desde un punto de vista administrativo, se recomienda incluir los siguientes puntos:7
- Detallar los cargos que pueden optar al trabajo híbrido.
- Explicar cómo postular al trabajo híbrido.
- Aclarar funciones y responsabilidades de los trabajadores/as híbridos y de los gestores de personal.
- Ajustar políticas relacionadas (ej., uso de tecnologías de información, protección de datos y remuneraciones).
Desde un punto de vista organizacional, Gartner propone que las reglas del trabajo híbrido se construyan en base al diálogo al interior del equipo para que sus integrantes sientan que tienen el control de sus condiciones de trabajo. Para que dichas reglas mejoren la calidad vida del equipo Gartner recomienda:8
1) Unidad y salud de equipo: incentivar la comunicación al interior del equipo, fomentando la inclusión y participación de cada integrante.
2) Gestión del tiempo y coordinación: promover la transparencia sobre la distribución y el uso del tiempo de los equipos, siendo flexible en la coordinación para realizar el trabajo. Reconocer el valor de la contribución de cada integrante.
3) Herramientas y equipo: explicitar las tecnologías y herramientas disponibles, para qué y cuándo se deben usar. Aprovechar la competencia digital de los empleados/as para mejorar su destreza y realizar un trabajo efectivo.
¿Qué dicen las organizaciones?
Si bien en muchas organizaciones la instalación del trabajo híbrido emerge debido a la pandemia, otras compañías entrevistadas, particularmente de mayor tamaño, declaran haber diseñado un modelo de trabajo flexible previo a la pandemia, buscando aumentar la productividad y el bienestar laboral de sus integrantes.
Un número importante de organizaciones entrevistadas, de diversos tamaños, indica que como parte de la instalación del trabajo híbrido ha buscado intencionar que sus directrices generales y lineamientos transversales otorguen sentido a la modalidad de trabajo.
“El modelo (…) es esencialmente transmitir que hay una nueva forma de trabajar, pero manteniendo ciertos lineamientos respecto a considerar al equipo.” (Empresa de Servicios)
Las entrevistas y focus groups señalan que en varias organizaciones se generan lineamientos con una tendencia clara a institucionalizar el modelo híbrido de trabajo, dándole estructura mediante el diseño de procesos y sistemas, integrando la cultura y los valores de la organización.
“Es importante decir que no es que cada uno tenga su espacio, su libertad de acción, sino más bien, tenemos que encontrar espacios que generen criterios comunes. Ahí nos encontramos con los habilitadores mínimos y los habilitadores centralizados. Los habilitadores mínimos para nosotros son sistemas, procesos y prácticas que regulan la autonomía de los equipos para asegurar mínimos con mira a un desempeño sostenible (…) Por otra parte, hay habilitadores centralizados que son sistemas, procesos, prácticas, que habilitan la generación de sinergia entre los equipos, con miras a generar valor.” (Empresa de Servicios)
“Nos decían: ‘para que esto sea sostenible, tenemos que buscar un paraguas, tenemos que darle sentido, tenemos que, de alguna manera, hablar de cómo hacemos que esta nueva forma de trabajo sea sostenible.’”(Empresa de Servicios)
Se reconoce la relevancia de identificar prácticas claras con directrices y políticas transversales en relación al trabajo híbrido, que ayuden a mantener una cultura de trabajo y sentido de pertenencia, ordenando la manera en que la organización implementa este sistema de trabajo.
Entre lo recogido en las organizaciones, los lineamientos transversales incluyen:
• Proporción de días de trabajo presencial y de trabajo virtual.
• Foco de las actividades presenciales y remotas; proporción de horas de presencialidad en la oficina abocadas al trabajo colaborativo en equipo.
• Flexibilidad horaria,“desincronización”de las horas de trabajo, 9 tiempos de desconexión.
• Responsabilidad y autonomía en la definición de periodos de presencialidad versus trabajo remoto.
• Organización del trabajo de manera presencial y virtual. Algunos ejemplos:
«En caso de los que quisieran teletrabajo, nosotros como compañía definimos dos modalidades: teletrabajo tiempo completo y teletrabajo 3×2, que son tres días a distancia y dos días en oficina.» (Empresa Productiva)
“Otro aspecto importante (…) de la presencialidad es cuidar que mantengamos los horarios flexibles pero intransables en las 12 horas de desconexión. Ahí hubo un proceso de reforzar y levantar un programa que permita tener cierta flexibilidad horaria (…) Está esa disponibilidad de mover ese horario de entrada o de salida, pero para nosotros en este modelo híbrido y para que se sostenga en el tiempo y tengamos un alto desempeño, es importante reforzar el intransable de desconexión.” (Empresa de Servicios)
“Entonces, eso nos obliga de alguna manera, a hacernos cargo de que al menos el espacio que les ofrezco sea atractivo, muchos espacios de colaboración, seguimos intentando que el día que tú estás en la oficina no te conectes por video conferencia, que sean días de trabajo colaborativo, de creación y de comunicación con otros. Un poco para ayudar a los equipos también, a poner distintos énfasis en el tipo de trabajo de cada día, entonces si tengo que hacer presentaciones, revisar mails, armar presupuestos, eso lo puedo hacer en un día de home office. Entonces, trato de juntar todo lo que sea creatividad, innovación, generar ideas nuevas de proyecto, etcétera, para los días que sí estoy en la oficina.” (Empresa Productiva)
“Como organización nosotros definimos ciertas rutinas de compromiso y de desarrollo de desempeño, que deben ser presenciales, no porque no se puedan hacer virtualmente, sino porque hemos querido aprovecharlas desde el valor que la presencialidad les puede dar (…) quisimos identificar cierto tipo de ritos que sí queremos mantener presencialmente, son pocos los que son corporativos, en su mayoría estos ritos son acordados al interior de cada equipo de trabajo.” (Empresa Productiva)
Una mejor práctica indica que el/la líder junto a su equipo define en detalle la organización del trabajo en modalidad híbrida, dependiendo del tipo de trabajo, metas y prácticas. Esta definición puede llegar al nivel individual, acordada entre el trabajador/a y su jefatura directa dependiendo de su situación y necesidades.
«Invitamos a los líderes a juntarse con su equipo, a consensuar cuáles de esas medidas iban a tomar en su propio equipo.» (Empresa de Servicios)
“Nos ha funcionado que los equipos elijan el mismo día para ir presencialmente.”
(Empresa Productiva)
“Nosotros siempre hablamos de que la autogestión del equipo es importante para convivir en un modelo híbrido, o sea, la libertad y autonomía que tiene el equipo para maximizar su desempeño de manera sostenible es importante. Eso es salir a escuchar cuál es la mejor forma de coordinación y de trabajo que tiene cada uno de los equipos. Hoy día una dinámica en un equipo digital es diferente a un equipo de finanzas, a un equipo de personas, por lo tanto, para nosotros maximizar el desempeño es importante entender que va a haber un espacio de autorregulación por cada uno de los equipos, sin olvidar y sin desprenderse de las condiciones de borde, que son las regulaciones país, la estructura organizacional, la tecnología disponible.” (Empresa de Servicios)
“Hoy día migramos a un modelo declarado de flexibilidad, donde el trabajo híbrido tiene cabida, donde lo que hemos acordado como gran declaración, es que cada empleado debe acordar con su supervisor directo, cuál es la mejor forma que le acomoda para desempeñar su trabajo.” (Empresa Productiva)
“Es una nueva forma de trabajo, en definitiva, lo que te da la oportunidad es que con tu propio equipo de trabajo vayan definiendo cuál es manera más eficiente para cada uno, para sostener una buena calidad de vida y seguir produciendo.” (Empresa Minera)
“Entonces, por eso el segundo día es de libre elección, acordado con la jefatura, pero libremente acordado finalmente. No es un día fijo, yo puedo elegir ir un viernes y al otro día un miércoles y eso también compatibiliza de mejor forma la realidad que yo pueda tener en el aspecto personal.” (Empresa de Servicios)
¿Cómo se hace?
Se requiere planificar un modelo estructurado de trabajo híbrido, que ordene de manera amplia y transversal la modalidad de trabajo, con lineamientos generales para toda la organización.
Se sugiere desarrollar un marco conceptual que incluya una política organizacional transversal con los lineamientos técnicos y administrativos necesarios para la implementación del trabajo híbrido, de conformidad con la legislación vigente en el país.
Bajo esta política, cada equipo diseña la coordinación y organización específica del trabajo híbrido en conjunto con la jefatura.
La política sobre trabajo híbrido debería considerar:
- Propósito y motivación al trabajo híbrido alineado a la estrategia de la compañía.
- Principios del trabajo híbrido para la organización.
- Alcance de la modalidad híbrida.
- Definiciones.
- Responsabilidades.
- Modalidad para la empresa.
- Número de días presenciales y teletrabajables.
- Tipos de cargos teletrabajables.
- Acuerdo entre trabajador y jefatura
- Firma de anexos de contrato.
- Derechos y obligaciones del trabajador/a.
- Horarios.
- Cambios en el lugar de trabajo.
- Compromisos de desempeño.
- Uso de medios oficiales para compartir información.
- Cuidado de balance vida personal y laboral.
- Guías de acción alineadas con la cultura organizacional.
- Diseño del trabajo en oficina con foco en el trabajo colaborativo.
Se sugiere implementar directrices específicas en relación al uso de las jornadas remotas y presenciales. Se recomienda asignar trabajos individuales o administrativos de manera remota y actividades de coordinación, innovación, instalación de prácticas y artefactos culturales en jornadas presenciales.
Se recomienda instalar un equipo multidisciplinario y centralizado para el diseño, acompañamiento de la ejecución y monitoreo del trabajo híbrido que revise métricas de seguimiento, articule mejoras transversales en la implementación del modelo y comparta mejores prácticas.
BUENA PRÁCTICA: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO HÍBRIDO
El equipo de Recursos Humanos del Bci trabajó arduamente para lograr la instalación del trabajo híbrido, creando la “Nueva Experiencia Bci”, que hoy habilita a más de 6.000 personas a trabajar de manera flexible, contando con herramientas y espacios de trabajo para colaborar, innovar y tener una buena experiencia, buscando “potenciar lo bueno de la vida, con lo mejor del trabajo”.
Esta «Nueva Experiencia Bci» incluye tanto la experiencia del cliente como la del colaborador, estableciendo un modelo de trabajo mixto aprovechando el uso de los nuevos espacios. Para guiar en la planificación efectiva de qué actividades a realizar y en qué lugar hacerlo, Bci desarrolló una matriz que busca propiciar la interacción más efectiva en que se combinan lo presencial y lo remoto.
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1 Ebook. (2022).Guía para hacer un plan de trabajo remoto. Crehana. 22 de agosto del 2022. Disponible en: https://www.crehana.com/business/descargables/plan-trabajo-remoto/?source_page=Resource%20Downloadable%20Detail%20B2B&source_detail=B2B
2 Ito Aki. (2021). Apple, Google o Microsoft han recurrido a Nicholas Bloom para diseñar su regreso a las oficinas: esto es lo que recomienda el economista de Stanford. Business Insider. 21 de abril 2021. Disponible en: https://www.businessinsider.es/nicholas-bloom-consejos-vuelta-oficinas-pandemia-847805
3 Granzella, Adrian. (2021). Especialistas en organización del trabajo comparten cómo planean construir modelos híbridos que mantengan a los empleados comprometidos, productivos y felices. Business Insider, 20 de abril 2021. Disponible en:
https://www.businessinsider.es/como-crear-modelo-trabajo-hibrido-empleados-esten-comprometidos-felices-848103
4 Colaborador. (2021).ODO Five steps to engange and Delight your employees in the hybrid future Forbes. 29 de noviembre 2021. Disponible en: https://www.forbes.com/sites/officedepotofficemax/2021/11/29/5-steps-to-engage-and-delight-your-employees-in-the-hybrid-future/?sh=170424d81321
5 Impact Economist. (2021). Implementación de Trabajo Híbrido. Google Workspace. Disponible en: https://impact.economist.com/projects/make-hybrid-human/pdfs/EI_GoogleWorkspace_ExecutiveSummary_ES-LA.pdf
6 Hanckes, Nicolás (2021).Trabajo híbrido: los desafíos de un modelo que llegó para quedarse. CAVEM. 30 de julio 2021. Disponible en: https://www.cavem.cl/noticias/trabajo-hbrido-los-desafos-de-un-modelo-que-lleg-para-quedarse
7 Granzella, Adrian. (2021). Especialistas en organización del trabajo comparten cómo planean construir modelos híbridos que mantengan a los empleados comprometidos, productivos y felices. Business Insider. 20 abril 2021. Disponible en: https://www.businessinsider.es/como-crear-modelo-trabajo-hibrido-empleados-esten-comprometidos-felices-848103
8 Matt Cain (2021) ¿Hacer que el trabajo híbrido sea más permanente? Establezca algunas reglas básicas. Disponible en https://www.gartner.com/smarterwithgartner/making-hybrid-work-more-permanent-set-some-ground-rules?_ga=2.150890750.930057528.1672156183-429391334.1672156183
9 Si el trabajador/a cumple sus objetivos en horarios distintos a la jornada laboral habitual establecida por la organización
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