Introducción

En el primer nivel de madurez híbrida, Establecer, la empresa comienza por definir cuáles puestos de trabajo pueden incorporarse al trabajo híbrido. Las entrevistas destacaron que las organizaciones establecen lineamientos generales, entregando autonomía a los equipos para determinar su modalidad de trabajo. La literatura indica que el potencial de teletrabajo depende de las tareas, métodos y herramientas utilizadas. En base a un benchmark se entrega un checklist de autoevaluación y un instrumento para evaluar el potencial de teletrabajo mediante un análisis del perfil del cargo.

¿Qué dice la literatura?

Un cargo puede ser híbrido si algunas de sus funciones pueden ser desempeñadas remotamente.¹

Un cargo consta de tareas, métodos y herramientas. Las tareas del cargo pueden ser:

1. Físicas, que requieren una transformación física sobre cosas (ej., una persona reparando una máquina) o una interacción presencial con personas (ej., un vendedor en una tienda interactuando con clientes);
2. De procesamiento de información, que involucran actividades relacionadas con la información (ej., una contadora calculando un balance) o ideas (ej., un escritor escribiendo una novela);
3. De interacción social, que requieren establecer relaciones sociales (ej., una profesora con un grupo de estudiantes; un operador de call center respondiendo preguntas de clientes).

Los métodos del cargo son la forma de organizar el trabajo.

Las herramientas del cargo son los instrumentos (ej., el bisturí de una doctora), técnicas (ej., las reglas de contabilidad para un contador) o tecnologías (ej., los software utilizados por una ingeniera).

Las tareas físicas requieren destreza manual; destreza con los dedos; actividad física; manejo o movimiento de objetos; inspección de equipos, estructuras o materiales; operación de vehículos, instrumentos mecánicos o equipos; o levantar o mover personas. Las tareas físicas requieren fuerza, destreza, y coordinación visual/manual. Las tareas físicas son las más complejas de teletrabajar, por lo que en general, cualquier trabajo que requiere contacto físico sustancial generalmente no será teletrabajable.

Las tareas de procesamiento de información son las más aptas para el teletrabajo ya que la digitalización permite guardar, manipular y transmitir datos a cualquier parte del mundo de forma prácticamente instantánea sin pérdida de información.

Las tareas de interacción social pueden ser hechas a distancia siempre y cuando se acepte una pérdida en la calidad del servicio. Por ejemplo, en la comunicación vía videoconferencia generalmente se pierde la comunicación no-verbal. Las siguientes tareas sociales se pueden llevar a cabo remotamente, pero con una pérdida en calidad: enseñanza, ventas, negociación, cuidado, coordinación.

El contacto físico es una condición dominante. Si una tarea social o de procesamiento de información requiere contacto físico, generalmente no podrá ser teletrabajable.

Los métodos de trabajo (la forma en que el trabajo es asignado, coordinado y supervisado) inciden en que una tarea potencialmente teletrabajable se haga a distancia. Por ejemplo, el teletrabajo es más frecuente en directivos/as que en secretarios/as dado que los primeros cuentan con mayor autonomía y menor monitoreo.

Las herramientas de trabajo disponibles afectan la intensidad y formas de teletrabajo, incluyendo colaboración, trabajo en equipo, supervisión y nivel de autonomía. Por ejemplo, una contadora sin acceso a sistemas de información no podría teletrabajar.

Analizando tareas, métodos y herramientas, Eurofound calculó un potencial teletrabajable para la Unión Europea de 37% (versus 15% pre-pandemia), es decir un aumento de 43 millones de personas versus la situación previa al COVID-19, concentrado en servicios financieros, sistemas de información, comunicaciones, actividades profesionales, científicas, educación y administración pública. Los sectores con menor intensidad de teletrabajo incluyen salud, retail, hospitalidad, manufactura y construcción. Por país, Luxemburgo lidera con sobre 50% de trabajos potencialmente teletrabajables y Rumania cierra la lista con menos de 30% de trabajos potencialmente teletrabajables.

¿Qué dicen las organizaciones?

Las entrevistas realizadas a lo largo del estudio indicaron que cualquier cargo que no esté en una planta operativa o en relación directa con el cliente, puede hacerse remotamente, incluyendo prácticamente todos los cargos de áreas administrativas.

«Nosotros con la pandemia identificamos cuáles eran cargos que no podían dejar de operar garantizando la continuidad operativa; (…) que aunque hubiera pandemia, esos servicios debían seguir brindándose porque la operación (…) no se detenía.» (Empresa Productiva)

«Todo el proceso de levantamiento de definición de cargos se hace desde la división misma. Entonces, ellos hacen su estudio, nosotros les entregamos un parámetro con lineamientos, de qué cargos son más aconsejables. Hicimos un flujo de preguntas, en un cuestionario para que el cargo fuera evaluado. Entonces, dependiendo de la calificación el cargo era apto o no apto, pero todo eso pasaba por revisión de la división, porque eso también tenía que atender las necesidades y no podíamos, evidentemente, afectar la continuidad operacional.» (Empresa Minera)

“Todo rol del área administrativa puede ser hecho desde casa, o puede ser hecho en la oficina. (…) Por lo tanto, todos los paradigmas iniciales de “hagamos un análisis, qué roles se pueden hacer cuáles no”, no sirvió de nada porque todos se pueden hacer desde donde uno quiera.” (Empresa Productiva)

“Nos tuvimos que ir a la casa obviamente todo lo que no es faena, ellos nunca dejaron de ir a trabajar.” (Empresa Productiva)

«Tenemos una planta de proceso con un 80-90% de dotación presencial (…) en la pandemia acá se siguió operando, obviamente, con distintas restricciones normalmente, y la administración es la que se fue a la casa con teletrabajo.» (Empresa Productiva)

“Nuestra operación funciona 24/7, por tanto, los equipos operativos, conductores, jefes de operaciones, mantenimiento, prevencionistas de las unidades no pueden hacer teletrabajo porque la operación funciona todos los días y no hay posibilidad de hacer el trabajo para el cual fueron contratados desde su hogar. Nosotros tenemos teletrabajo para la gente de las áreas de apoyo, las áreas de staff.” (Empresa de Servicios)

Un benchmark

Se llevó a cabo un benchmark que entrega las siguientes formas de determinar si un cargo puede desempeñarse en modalidad híbrida.

Empresa productiva nacional²

El Programa de Trabajo Híbrido en esta organización creó un formulario para evaluar la factibilidad de implementar nuevas posiciones de teletrabajo en cada centro de trabajo. Para evaluar la factibilidad de teletrabajo, el equipo en conjunto con su jefatura directa contesta un formulario. Si se determina que el cargo es apto para tener un régimen de teletrabajo, deberán revisarse las limitaciones específicas del centro de trabajo.

La evaluación consta de 10 preguntas con posibles respuestas entre 1 y 5. Si el puntaje de las 3 preguntas destacadas en rojo es mayor a 3, se descarta la posibilidad de hacer teletrabajo. Se promedia el puntaje de todas las preguntas. Si el promedio es mayor a 3,5 el cargo sería apto para tener algún régimen de teletrabajo. Las preguntas son las siguientes:

1. ¿Tiene gente a cargo?
2. ¿Supervisa a terceros o proveedores en terreno?
3. ¿Cuántas veces por semana está en terreno (no en oficina)?
4. ¿Opera alguna máquina o instrumento?
5. ¿Qué tanta interacción necesita tener con otras áreas para realizar su trabajo?
6. ¿Qué tanta interacción necesita tener con proveedores para realizar su trabajo?
7. ¿Cómo cree que influiría en el rendimiento del cargo hacer trabajo remoto?
8. ¿Cómo cree que influiría en el equipo que lidera hacer trabajo remoto?
9. ¿Cuánta autonomía tiene el cargo para planificar sus tareas diarias?
10. ¿Puede llevar a cabo su trabajo con los programas de software que tiene actualmente?

Organización en Estados Unidos

Esta organización en Estados Unidos estableció un formulario para determinar si el cargo puede ser teletrabajable:

1. ¿Las funciones de este cargo pueden ser desempeñadas independientemente? SI / NO
2. ¿Los entregables del cargo pueden ser definidos y medidos en base a objetivos acordados? SI / NO
3. ¿Las funciones del cargo pueden ser desempeñadas remotamente con un impacto neutral o positivo en el equipo, clientes y la organización? SI / NO
4. ¿Las funciones del cargo involucran análisis, planificación, ingreso de datos, lectura, escritura, o programación? SI / NO
5. ¿El ocupante del cargo puede agendar las interacciones personales requeridas? SI / NO

Organización en Canadá

Esta organización canadiense cuenta con un formulario para evaluar la factibilidad que la persona teletrabaje, a presentar a la jefatura. Las preguntas son las siguientes:

     1. ¿Debe reunirse presencialmente como parte de su trabajo? SI / NO

a) ¿Cuán a menudo?

    2. ¿Debe reunirse presencialmente con otros empleados como parte de su trabajo? SI / NO

b) ¿Cuán a menudo?

     3. ¿Debe colaborar regularmente con otros empleados como parte de su trabajo? SI / NO

a) ¿Cómo mantendría comunicaciones efectivas? REQUIERE CONFIRMACIÓN DE LA JEFATURA

     4. ¿Cuenta con un espacio dedicado para el teletrabajo? SI / NO

a) ¿Hay suficiente espacio para llevar a cabo conversaciones confidenciales si fuera necesario? SI / NO

b) ¿El nivel de ruido es cómodo o afectaría la concentración; hay suficiente protección de interrupciones? SI / NO

c) ¿Hay suficiente espacio para muebles y equipos para trabajar cómodamente? SI / NO

     5. ¿Cuenta con un computador para teletrabajar? SI / NO

a) ¿Puede asegurar que solo usted usará el computador y solo para temas laborales? SI / NO

b) ¿Cuenta con una conexión a internet segura y confiable? SI / NO

c) ¿Ha verificado si su espacio de teletrabajo cumple con los requisitos de conectividad y ciberseguridad? SI / NO

    6. ¿Trabaja con documentos confidenciales que deben permanecer en la oficina? SI / NO

    7. ¿Cuenta con espacio suficiente para guardar el equipo y documentos? SI / NO

    8. ¿Tiene acceso regular a equipamiento (fotocopiadoras, impresoras, scanner, teléfono o fax) y recursos de la oficina para desarrollar su trabajo? SI / NO

    9. ¿Podrá acudir a la oficina si se le solicita? SI / NO

    10. ¿Trabajará solo o aisladamente cuando teletrabaje? SI / NO

a) ¿Ha validado que el espacio de teletrabajo es seguro? SI / NO

    11. ¿Ha confirmado que su seguro de hogar tiene cobertura para teletrabajo y responsabilidad civil? SI / NO

Organización en Estados Unidos

Esta organización en Estados Unidos definió que la jefatura del cargo, con el apoyo de Gestión de Personas, evalúa la factibilidad que la persona teletrabaje. En tal evaluación, consideran la naturaleza del cargo de la persona, como se lleva a cabo el trabajo y si las tareas requieren la utilización de ciertos tipos de equipamiento o herramientas que no pueden ser replicadas en el teletrabajo. Otras consideraciones incluyen:

1. Si hay una necesidad de interacción y coordinación laboral presencial con otros empleados, asociados externos, clientes o proveedores.
2. Si el cargo requiere que la persona tenga acceso inmediato a equipamiento, documentos, o información sólo accesible en el lugar de trabajo presencial.
3. Que el teletrabajo no impacte la calidad del servicio o las operaciones, ni que aumente la carga de trabajo de otros empleados.
4. Que el cargo pueda ser estructurado para que se desarrolle independientemente de otras personas, con mínima necesidad de apoyo o supervisión y con poca interacción presencial.
5. Que el desempeño pueda ser medido mediante estándares de resultados cuantitativos y cualitativos y no mediante el tiempo transcurrido en el trabajo.
6. Que el espacio de teletrabajo sea apropiado para desarrollar el trabajo.

Organización en Estados Unidos

Esta organización en Estados Unidos creó un formulario para evaluar la factibilidad que la persona teletrabaje, a presentar a la jefatura. Las preguntas son las siguientes:

1. ¿Mi rol requiere contacto presencial frecuente con otros empleados, clientes o el público en la oficina? SI / NO
2. ¿Mi rol requiere estar en la oficina por razones de seguridad, logística u otra razón laboral? SI / NO
3. ¿Mi rol requiere acceso permanente a equipos, materiales, o documentos que son accesibles sólo de forma presencial en la oficina? SI / NO
4. ¿Mi rol requiere supervisión cercana a diferencia del trabajo independiente sin supervisión? SI / NO

Si respondió “NO” a todas las respuestas anteriores, puede continuar a la próxima sección:

1. ¿Tuvo una evaluación exitosa sin acciones correctivas en los últimos 12 meses? SI / NO
2. ¿Ha demostrado consistentemente altos niveles de productividad? ¿Ha demostrado altas capacidades de resolución de problemas? ¿Ha demostrado habilidades de comunicación efectiva? SI / NO
3. ¿Ha demostrado altas habilidades de organizar el trabajo? ¿Es capaz de cumplir compromisos y fechas de entrega? SI / NO
4. ¿Ha demostrado la capacidad de trabajar eficientemente en ambientes informales fuera de la oficina? SI / NO
5. ¿Cumple con todos los protocolos con respecto a COVID incluyendo vacunación? SI / NO
6. Las políticas sobre jornada y horario aplican al trabajo presencial y al teletrabajo. ¿Estará disponible durante el horario normal de su unidad? SI / NO
7. ¿Su lugar de teletrabajo permite concentrarse completamente para cumplir las obligaciones de su rol? SI / NO
8. ¿Entiende que el teletrabajo tendrá toda su atención y que estará libre de otras responsabilidades, incluyendo el cuidado de dependientes, durante el teletrabajo? SI / NO
9. ¿Tomará todas las acciones necesarias para asegurar la seguridad de la información durante el teletrabajo? SI / NO
10. ¿Cuenta con un plan para asegurar que tiene todos los materiales disponibles para el teletrabajo? Se recomienda que diseñe un checklist personal para asegurar que cuenta con todas las herramientas necesarias tanto presencialmente en la oficina como en el teletrabajo. SI / NO
11. ¿Cuenta con espacio dedicado con un escritorio y silla para teletrabajar? SI / NO
12. ¿Podrá trabajar efectivamente en ese espacio de teletrabajo, preservando la seguridad de la información y sin distracciones? SI / NO
13. ¿Cuenta con una conexión a internet confiable y de alta velocidad que asegure una conectividad consistente? SI / NO
14. ¿Cuenta con espacio apropiado para reuniones virtuales? Tal espacio debe estar libre de distracciones; de lo contrario, deberá utilizar un fondo virtual apropiado, provisto por Microsoft Teams o Zoom. SI / NO

• Checklist de evaluación para evaluación de cargos teletrabajables

Basado en el benchmark, se propone un checklist de autoevaluación que consta de un formulario a completar por la persona interesada en teletrabajar y un formulario de validación a completar por la jefatura directa.

Formulario a completar por la persona:

→ Favor responda las siguientes preguntas, presente a su jefatura para validación y eventual aprobación:

1. ¿Mi rol requiere contacto presencial frecuente con otros empleados/as, proveedores o el público en dependencias de la organización? SI / NO
2. ¿Mi rol requiere estar presencialmente en dependencias de la organización por razones de confidencialidad, seguridad, logística u otra razón laboral? SI / NO
3. ¿Mi rol requiere utilizar frecuentemente equipos, implementos, materiales, herramientas, instalaciones o documentos que son accesibles sólo de forma presencial en dependencias de la organización? SI / NO
4. ¿Mi rol requiere supervisión constante y presencial? SI / NO
5. ¿Mi eventual paso a teletrabajo impactará la continuidad y calidad del servicio de mi jefatura, colegas de mi equipo de trabajo o aumentará la carga de trabajo de otros empleados(as)? SI / NO

Formulario a completar por la jefatura:

→ Favor valide la autoevaluación efectuada por el integrante de su equipo:

1. Validar que el cargo no requiere contacto presencial frecuente con otros empleados(as), proveedores o el público en dependencias de la organización. SI / NO
2. Validar que el cargo no es crítico que requiere estar presencialmente en dependencias de la organización por razones de confidencialidad, seguridad, logística u otra razón laboral. SI / NO
3. Validar que el cargo no requiere utilizar frecuentemente equipos, implementos, materiales, herramientas, instalaciones o documentos que son accesibles sólo de forma presencial en dependencias de la organización. SI / NO
4. Validar que el cargo no requiere de su supervisión constante y presencial para lograr los resultados comprometidos. SI / NO
5. Validar que el eventual paso a teletrabajo por parte del empleado(a) no impactará la continuidad y calidad del servicio de su equipo de trabajo, no aumentará la carga de trabajo de otros empleados(as) y no presentará un desafío para sus propias labores de supervisión. SI / NO

¿Cómo se hace?

Se examina el perfil del cargo para evaluar el potencial de teletrabajo en base a las tareas, métodos y herramientas del cargo.

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1 Bisello, M.; Fernandez-Macías, E.; Hurley, J.; Milasi, S; Soltero, M. (2020). Teleworkability and the COVID-19 Crisis: A New Digital Divide?. Eurofound. Junio del 2020. Disponible en:  https://joint-research-centre.ec.europa.eu/system/files/2020-07/jrc121193.pdf

2 Dada la confidencialidad de las entrevistas no se entregará información de detalle de la empresa.

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