Introducción

En el primer nivel de madurez híbrida, Establecer, las organizaciones diseñan la infraestructura necesaria para realizar el trabajo híbrido tanto en el lugar de trabajo como en el domicilio de las personas que adhieran al trabajo híbrido.

Las entrevistas demostraron la importancia de diseñar la infraestructura y entregar recursos tanto en el domicilio como en las oficinas. En el primero para trabajos administrativos y en el último, para incentivar la colaboración y trabajo en equipo.

La literatura indica la importancia de diseñar oficinas que potencien el trabajo colaborativo y sean atractivas para los trabajadores/as.

Las mejores prácticas sobre diseño de infraestructura entregan alternativas para desplegar espacios de trabajo colaborativo que faciliten de forma espontánea la co-creación y aumento de la productividad, habilitando aquellas conversaciones improbables que ayudan a generar vínculos productivos entre colegas.

¿Qué dice la literatura?

En el modelo de trabajo híbrido, la oficina pierde protagonismo como lugar fijo asignado a una persona para realizar una tarea concreta y lo gana como espacio de co-creación y relación entre colegas.¹

La oficina puede ser un espacio atractivo que invite a la colaboración, la comunicación fluida y espontánea; a la vez, puede tener espacios para quienes tengan reuniones virtuales, necesiten privacidad o áreas de concentración. En un modelo de trabajo híbrido la funcionalidad de los lugares de trabajo en oficina cambia, abriendo posibilidades nuevas de diseño. A fin de atraer y motivar a personas que les gusta trabajar desde casa, la oficina debe tener atributos que contribuyan a la motivación y bienestar de los empleados/as. Los trabajadores/as demandan oficinas seguras, más humanas y con espacios informales.

Los protocolos de higiene y medidas de distanciamiento son críticas para que las personas se sientan seguras en condiciones de pandemia. Por ello, las directrices de uso seguro de las oficinas guían el diseño de la nueva infraestructura con la ayuda de tecnología que permite, por ejemplo, la reserva y gestión de los espacios para su uso seguro. La oficina puede ser un aliado de la productividad al facilitar a los empleados/as un entorno seguro en el que se sientan a gusto.

La implementación de nuevas formas de trabajo supone hacer frente a un cierto nivel de rechazo al cambio. Por ello, en la fase de diseño e implantación de una oficina de tipo híbrida es importante desplegar un sólido programa de gestión del cambio para ayudar a las personas a entender tanto el propósito como los beneficios asociados, tanto para ellos/as como individuos como para toda la organización.

¿Qué dicen las organizaciones?

Infraestructura de trabajo remoto

La instalación del trabajo híbrido desde el domicilio requiere que la organización entregue a sus colaboradores/as los implementos necesarios para realizar su trabajo desde la casa, incluyendo computador portátil, silla e implementos ergonómicos.

“Nos hemos ocupado de hacer todas las visitas virtuales a las casas de los trabajadores (…) junto con la mutualidad (…) y le hemos entregado a todo el mundo lo que les falta.” (Empresa de Servicios).

Esta práctica no es algo que todas las empresas tengan en su checklist de implementación del trabajo híbrido. En el estudio es llamativo que muy pocos entrevistados/as reflexionaran si sus colaboradores/as contaban con las condiciones físicas adecuadas para realizar trabajo remoto desde su hogar. Esto plantea el desafío de identificar a aquellos colaboradores/ as que no alcanzan un estándar mínimo para trabajar fuera de la oficina, para evaluar la provisión de tal estándar mínimo o delimitar aquellos casos al trabajo presencial.

“La pandemia se aprovechó para implantar un modelo que reduce costos pero que no les conviene a los trabajadores de menores recursos y la clase media que no tiene viviendas con condiciones para trabajar.” (Empresa de servicios)

Infraestructura atractiva de oficinas para incentivar trabajo híbrido

Con respecto a la infraestructura de las oficinas, varias empresas optaron por crear espacios más atractivos, fomentando instancias para compartir horizontalmente con equipos directos y con otras áreas, incentivando una mayor comunicación, construcción de confianza y creatividad en la interacción presencial. La tendencia es a privilegiar espacios abiertos, compartidos, donde cada persona puede reservar su estación de trabajo en el día u horas en que trabaja presencialmente.

“Con respecto a los espacios físicos, (la modalidad híbrida) nos forzó a hacer cambios más acelerados; nosotros ya veníamos revisando los layout para hacer los cambios más interesantes, más ágiles, más horizontales para el trabajo, y claramente, cuando empezamos a abrir oficinas para que viniera la gente a trabajar en oficina encerradas, nadie venía. Entonces, de frentón nos fuimos, primero, a oficinas en espacios abiertos, espacios compartidos; yo reservo dónde quiero trabajar; a modalidades distintas de escritorio, de cafeterías.” (Empresa Productiva)

«Acá nadie tiene oficina; ni el CEO. Tenemos el mismo escritorio de un metro veinte por setenta, y plantas libres, y dentro de las plantas libres, lo único que pusimos fueron las micas para que la gente se sintiera más resguardada y pudiera trabajar sin mascarillas, y frente a eso todo el mundo trabaja con notebooks y no hay teléfonos fijos.» (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

«En términos de infraestructura, hemos adecuado muchas salas de reuniones para tener reuniones en formato híbrido.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

El concepto de espacio abierto se enfoca en potenciar la colaboración y el trabajo en equipo en la oficina; la infraestructura aporta a las conversaciones de pasillo y que ocurran las conversaciones improbables.

“Flexibilizamos el espacio; el espacio ya no es de nadie. Pusimos cosas adicionales para que ocurra la conversación informal. Pusimos pequeños Work Café, metimos unos lugares como más de conversaciones de pasillo y mantuvimos algo de lo que teníamos porque la inversión no fue muy grande, pero nadie tiene un escritorio.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

“Primero, multiplicamos las salas de reuniones porque, como estamos diciendo, cuando tú vengas, la idea es que co-construyan y te coordines y para eso vamos a necesitar más espacio y el único espacio que teníamos eran las oficinas de los gerentes. Entonces es súper relevante mirar el espacio y acomodarlo a lo que tú quieres que ocurra. Segundo, como queríamos que hubiera coordinación, debíamos tener más lugares de coordinación. Tercero, habilitamos una cantidad importante de salas de reuniones con tecnología que te permita tener una reunión híbrida en que la gente esté más integrada, que no sienta que no está en la reunión y ahí sí hicimos una pequeña inversión.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

Como parte del cambio para volver a la presencialidad con espacios abiertos y compartidos, hay que hacer comunicaciones claras para sensibilizar a colaboradores/as sobre la necesidad de abandonar sus oficinas individuales, evitando la percepción de pérdida de estatus en la organización.

“Esto nos llevó a hacer un trabajo con cada una de las personas, porque debido a la pandemia nos fuimos todos de la oficina dejando nuestros puestos. Tuvimos que hacer una campaña comunicacional para facilitar que las personas se sensibilizaran y conectaran con puestos sin nombres. Entonces, tuvimos que pedir a las personas que retiraran sus objetos personales. Esto fue hecho en un espacio bien cuidado. No fue un ‘oye, ahora ya no tienes un puesto.’ Hubo un trabajo de sensibilización, de explicar por qué estábamos tomando esta medida, cuáles eran las ventajas de tener un espacio de trabajo más libre. Esto fue un trabajo comunicacional para que entendiéramos el por qué y el que mantuviéramos esta dinámica. [El cambio de conducta fue] no dejar objetos personales, dejar el espacio limpio y adecuado para que la próxima persona que lo ocupe esté en condiciones de utilizarlo.” (Empresa de Servicios)

“Debes tener alguna instancia de volver a la compañía, pero con propósito porque tampoco esto es de ir por ir (…) Puede ser para celebrar los cumpleaños, porque entra alguien nuevo y quiero presentarlo al equipo, porque tengo una reunión de área y porque tenemos que pensar un proyecto.” (Empresa de Servicios)

Algunas empresas tomaron el desafío de volver a la presencialidad como una oportunidad de crear una infraestructura nueva, buscando que la experiencia de volver a la oficina sea memorable, que fomente la interacción y que aporte a construir cultura organizacional. Varias empresas generaron espacios para hacer ejercicio, compartir un asado, almorzar juntos, tomar un café en equipo y hacer celebraciones de fechas especiales, buscando utilizar el espacio para tener un punto de encuentro con las demás personas.

“¿Cómo hacemos que el lugar sea un lugar entretenido para que la gente quiera volver? Primero que le encuentre sentido a volver (…) que la oficina tenga algo entretenido, que tenga algo más novedoso.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

“Queremos que la experiencia (…) sea mejor que en tu casa para que tú vengas (…) Entonces ahí hay que seguir trabajando y haciendo que sea “wow” y todo eso, pero también queremos que en tu casa tengas las condiciones para poder desplegarte bien (…) Recomendamos que el que no tuviera las condiciones adecuadas en la casa pudiera venir: el que quiera venir cuatro días puede venir cuatro días, el que quiera venir 3 también, lo que no queremos es que nadie venga menos de 2.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

«Nuestras oficinas son lúdicas; tenemos un espacio para hacer crossfit; una terraza maravillosa donde la gente puede hacer un asado; el día viernes que en general trabajamos hasta más temprano entregamos un picoteo; hacemos cosas para fomentar la interacción.» (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

«Pusimos un coffee corner en los pisos, donde hay café disponible para todos, sin límite, aunque tratamos de que sean cuidadosos, y también agua fresca y agua caliente, según lo que cada persona pueda utilizar más.» (Empresa Productiva)

“La verdad es que a la gente le gusta bastante estar en la oficina, porque hicimos una oficina espectacular, la verdad es que quedó muy bonita, tiene hasta un bar adentro que la gente después de la oficina se toma su cervecita, estamos en un lugar privilegiado acá (…) y hemos hecho muchas actividades para conectarse (…) Eso también ayuda a gente que nunca se conoció en la pandemia o a aquellos que trabajan en el día a día juntos y no tienen ese contacto que genera mucha fluidez también.” (Empresa Productiva)

Varias empresas instalaron plataformas de tipo App que permiten de manera ágil reservar los espacios de trabajo, que pueden ser utilizados por horas o por días, mostrando el plano de la oficina y donde se encuentran las personas con las que interesa interactuar. Esto permite reforzar la planificación del trabajo y las interacciones requeridas.

“Uno puede en la plataforma visualizar qué personas están para ir acomodando los trabajos de forma grupal (…) ‘La gerencia estamos sentados en el sector C (…) mira, podemos agrupar, podemos sentarnos de acuerdo a la necesidad que vamos teniendo’. También podemos reservar salas de reuniones, espacios de trabajo y estacionamiento. Previo a este proceso eran estacionamientos asignados a personas que tenían el beneficio, hoy día como la asistencia es libre y remota, nos da la posibilidad de que los estacionamientos que tenemos disponibles sean para todos los colaboradores de acuerdo a la necesidad y la disponibilidad.” (Empresa de Servicios)

“Nosotros hoy día usamos un sistema de reserva de espacios en donde tenemos espacios compartidos, porque nos tocó decidir si arrendamos oficinas, o no, y de qué tamaño. Y ahí estaban las dos posturas ‘¿para qué si esto es trabajo híbrido? igual vamos a tener una oficina que no vamos a ocupar,’ bueno, finalmente tenemos oficina y tenemos sistema de reservas de espacios.” (Focus Group)

¿Cómo lo hicieron?

Una empresa nacional definió que la presencialidad es mejor que la virtualidad para cumplir tres requisitos organizacionales: (1) coordinación; (2) co-creación e innovación; y (3) cultura y pertenencia. Por lo tanto, flexibilizó el espacio de sus oficinas. Salvo cuatro gerentes/as que cuentan con oficina propia, el resto de los colaboradores/as no tiene un lugar fijo. Se privilegió el espacio abierto, se crearon espacios de cowork, se agregaron espacios adicionales para fomentar la conversación informal, y se establecieron 160 salas de reuniones adicionales. Algunas salas de reuniones cuentan con tecnología que facilita la comunicación híbrida. La cámara enfoca a la sala completa o a quien está hablando.

“Si las personas deben estar en la oficina para coordinación, innovación y pertenencia, los gerentes/as deben propiciarlo. Esto demanda un esfuerzo adicional para ellos/as. Hay que empujarlo” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

Una empresa productiva internacional rediseñó sus oficinas; cuando las personas iniciaron el trabajo híbrido al aminorar las condiciones de pandemia, se encontraron con una oficina nueva. De los 4 pisos anteriores, ahora solo ocupan 2. Solo los vicepresidentes/as tienen oficina propia; el resto de los colaboradores/as comparte un espacio colaborativo de tipo cowork. Hay una aplicación para reservar el espacio de trabajo que indica quiénes serán los vecinos/as para facilitar los encuentros laborales. Cada colaborador/a cuenta con todo lo necesario para trabajar en su mochila. El nuevo lema es “tu mochila tu oficina.” La oficina tiene lockers de almacenamiento donde se puede dejar la mochila y la parka durante el día. La oficina es un espacio abierto con mesas para que las personas se instalen. Hay mesitas con dos sillas para fomentar conversaciones. Se instauró una cultura de cero papeles, por lo tanto solo hay 2 impresoras por piso. Se implementó un rincón de café en el piso que ofrece café sin límite, agua caliente para preparar té y agua mineral.

Una empresa productiva latinoamericana con sede en México, aceleró los cambios en el layout de sus oficinas buscando espacios abiertos para propiciar conversaciones más horizontales. Las oficinas cerradas dieron paso a espacios abiertos con reserva de lugar de trabajo. Se multiplicaron las áreas de dispensadores de snacks y refrescos, reflejando que el trabajo híbrido requiere habilitar espacios atractivos para la colaboración.

¿Cómo se hace?

Decisiones clave para el diseño de la infraestructura de oficinas

La presencialidad es importante para fortalecer la cultura organizacional y gestionar el sentido de pertenencia de las personas. Quienes tienen la responsabilidad de diseñar e implementar mejoras en la infraestructura de las oficinas deben responder algunas preguntas iniciales para un buen diseño acorde a las necesidades organizacionales, incluyendo:

• ¿Qué función cumplen las instalaciones y oficinas en la estrategia de su empresa?
• ¿De qué manera podría evolucionar la función de los espacios físicos para sus empleados/as y clientes?
• ¿Cuál es la estrategia y el foco para el trabajo presencial que se quiere instalar?
• ¿Cómo deberían ser las instalaciones para responder a los requisitos de presencialidad?

Una buena práctica es diseñar espacios atractivos para el trabajo presencial, que atraiga el interés de colaboradores/as a trabajar presencialmente y reunirse con sus colegas, logrando que la experiencia de asistir a la oficina sea memorable. Para esto es importante considerar:

• Diseñar espacios abiertos en vez de oficinas individuales
• Integrar lugares para compartir un café y reuniones más informales.
• Diseñar salas de reuniones que incluyan a los que están de manera remota, habilitando la tecnología correspondiente para la colaboración híbrida.
  • Tener buena iluminación y sonido.
  • Posibilitar que la cámara se mueva y muestre a quien está hablando.
  • Para trabajos colaborativos: permitir que los trabajadores/as presenciales se reúnan en torno a una herramienta, por ejemplo Surface Hub, para dibujar sobre una superficie electrónica que los trabajadores/as remotos puedan ver.
• Incorporar plataforma para reserva de oficinas y estacionamientos.
• Mantener formatos de oficinas cerradas pequeñas para conversaciones de retroalimentación o de desarrollo entre jefaturas y colaboradores/as en un espacio privado. Estas oficinas son compartidas, no asignadas a una persona.
• Comunicar y sensibilizar a los trabajadores/as sobre el cambio en la infraestructura, cambio a oficinas compartidas y cómo aprovechar el trabajo presencial, potenciando que el espacio sea usado para trabajo colaborativo.
• Integrar prácticas de limpieza y cuidado de las oficinas compartidas, además de respeto por las personas que las utilizan.
• Incorporar la opinión de colaboradores/as con respecto a mejoras en la oficina a partir de encuestas o focus groups sobre trabajo híbrido.

Indicaciones para el diseño de la infraestructura de teletrabajo
Es importante que tanto el/la líder como el trabajador/a tenga presente las condiciones básicas para trabajar fuera de la oficina. Primero, por temas de salud es importante considerar la ergonomía en el puesto de trabajo.

Consejos para el/la líder

• Conversar con sus colaboradores/as para indagar sobre los espacios de trabajo dentro del hogar y los recursos requeridos.
• Gestionar recursos necesarios para un buen lugar de trabajo remoto (silla, mesa, computador, conexión, entre otros).
• Apoyarse en capacitaciones de la mutualidad sobre higiene y seguridad.

Consejos para trabajadores/as

• Ubicar un lugar de trabajo dentro del domicilio que pueda ser permanente para teletrabajar. Se busca un lugar cómodo, amplio, ordenado, agradable y silencioso, que cuente con luz natural o luz artificial cuando sea necesario y una temperatura adecuada.
• Revisar si cuenta con todos los recursos para teletrabajar: silla ergonómica, mesa, computador, mouse, audífonos, vaso para agua, entre otros.
• Avisar a los familiares con quienes comparte el domicilio sobre los horarios de la jornada de teletrabajo para evitar interrupciones.
• Generar un plan de trabajo diario, incluyendo pausas activas.
• Respetar el derecho a desconexión de 12 horas continuas por día.

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1 Sevilleja, José Manuel.(2022). ¿Está tu oficina preparada para el trabajo híbrido? 12 de junio 2022. Disponible en: https://www.ofita.com/el-trabajo-hibrido-impacta-en-las-oficinas/

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