Introducción

La capacitación, tanto en contenido como en ejecución, cambia en modalidad híbrida. Con respecto a los contenidos, hay nuevas habilidades y herramientas que requieren entrenamiento y habilidades existentes que necesitan refuerzo. El liderazgo a distancia es una habilidad nueva. Se requiere transmitir las herramientas computacionales que apoyan la conectividad y la colaboración. Se necesita reforzar el trabajo en equipo en modalidad híbrida. Con respecto a la ejecución de la capacitación, habiendo demostrado que la capacitación puede desarrollarse de forma virtual, hay resistencia de los colaboradores/as para trasladarse a la oficina solo para estar el día completo en un curso en una sala de reuniones.

La literatura enfatiza las competencias adicionales que requieren las jefaturas particularmente con respecto a estilos de liderazgo para una modalidad híbrida. Las organizaciones especifican que los/as líderes deben aprender un liderazgo empático; la escucha activa; influir en base a los valores compartidos; capacidad de inspirar; e integrar personas. Por su parte, los trabajadores/as deben aprender nuevas formas de colaboración híbrida; gestión por metas y resultados; administración del tiempo; y técnicas de resiliencia.

¿Qué dice la literatura?

 Como parte de la implementación del nuevo modelo de trabajo híbrido, la organización debe ajustar su estrategia de aprendizaje, decidiendo cómo llevará a cabo las capacitaciones y cuáles habilidades, herramientas y conocimientos privilegiará.

El primer paso es identificar la brecha de habilidades en las personas. En línea con la estrategia y los objetivos de la organización, se identifican las habilidades requeridas y se comparan con las competencias existentes. El plan de capacitación y acompañamiento representa el cierre de brechas de habilidades, buscando contar con personas satisfechas y productivas, que cumplan con los resultados esperados.¹

Worky (2022) señala que es necesario desarrollar los pilares de la cultura organizacional, incluyendo la comunicación, el trabajo en equipo y la gestión del tiempo.²

Reconociendo que el trabajo a distancia tiende a aislar a los trabajadores/as, es importante capacitarlos y entregarles herramientas para fortalecer el sentido de permanencia, dar fluidez a las comunicaciones y darles apoyo, sin importar desde donde trabajen.

Los/as líderes juegan un rol clave en el trabajo híbrido. Ellos/as deben ser capaces de enfocar y dirigir, por lo que deben capacitarse en cómo liderar y entrenar a equipos híbridos, basado en la confianza y la gestión por resultados. Necesitarán dominar habilidades que les permitan mantener una cultura fuerte, romper barreras de sus eventuales prejuicios respecto a los trabajadores/as híbridos y fomentar la estimulación intelectual.³

KnowledgeCity (2022) propone siete estrategias para diseñar un programa de capacitación híbrido efectivo: (1) evaluar las necesidades de capacitación; (2) dar prioridad a las habilidades blandas; (3) llevar a cabo capacitación en liderazgo; (4) utilizar herramientas digitales de capacitación; (5) basar la capacitación en los roles de la organización; (6) fomentar el aprendizaje individual; y (7) incentivar las interacciones entre empleados/as.⁴

Gratton (2021) indica que la irrupción del trabajo híbrido ha resultado en que millones de trabajadores/as han pasado de estar restringidos a un lugar a trabajar desde cualquier parte y han cambiado de un trabajo sincrónico con otros/as de 9:00 a 17:00 a trabajar asincrónicamente en horas de su elección. Por lo tanto, la modalidad híbrida de trabajo debe diseñarse considerando tanto las necesidades institucionales como personales. La capacitación debe enfocarse desde cuatro perspectivas: cargos y tareas; preferencias de empleados/as; proyectos y flujos de trabajo; e inclusión y equidad.⁵

Training Industry (2022) señala que la capacitación híbrida debe empoderar a los empleados/as a aprender a su propio ritmo; incorporar métricas para asegurar la efectividad del entrenamiento; y maximizar la experiencia del entrenamiento mediante el uso de simuladores omnicanal.⁶

¿Qué dicen las organizaciones?

Los entrevistados/as observan que la nueva modalidad de trabajo híbrido requiere el dominio de habilidades blandas y herramientas tecnológicas. Esto es percibido como un cambio cultural. Es necesario entregar herramientas, tanto para las jefaturas como para los colaboradores/as, de cómo abordar una reunión, dar retroalimentación, equilibrar la vida laboral y personal, y cómo crear conexiones virtualmente. Las entrevistas destacaron la necesidad de que tanto líderes como colaboradores/as avancen a la par, entendiendo los cambios de la misma forma.

Capacitación para líderes

Según las entrevistas, la capacitación para los/as líderes debe cambiar, ya que las habilidades necesarias en forma presencial no son las mismas que se requieren en una supervisión híbrida. Se requiere capacitar en habilidades tecnológicas; comunicación no presencial; retroalimentación a distancia; generación de confianza en modalidad híbrida; manejo de equipos a distancia; y gestión por objetivos.

«Estamos trabajando mucho, entrenando mucho a los líderes en cómo dar retroalimentación, estamos entrenando mucho para que conversen, o sea, la retroalimentación a fin de cuentas es una conversación preparada.” (Empresa de Servicios)

“Parte del entrenamiento de los gerentes es enseñarles cómo manejar gente en un entorno donde tienen gente presencial y virtual.” (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

“Lo más importante a trabajar son las mentalidades y comportamientos de nuestros/as líderes.” (Empresa Minera)

«Después preparamos a nuestros jefes de área y a los gerentes, si bien, esto está recién empezando, todavía no hay tanto curso, capacitación, es todo aprendizaje continuo a la larga, de cómo manejar equipos de trabajo en formato híbrido, porque no es tan fácil; hay que manejar ciertas frustraciones, formas de abordar una reunión, de abordar una retroalimentación; los estamos ayudando para mantener un estilo de trabajo híbrido que sea exitoso.» (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

Algunas entrevistas destacaron la necesidad de mantener contacto con los/as líderes entregándoles consejos de gestión y compartiendo buenas prácticas observadas en otras empresas. Otras entrevistas destacaron la capacitación para gestionar por objetivos, organizando y planificando el trabajo de cada supervisado/a de manera integral. Varias entrevistas indicaron la necesidad de medir claramente los resultados.

«Nosotros en algún minuto hicimos pequeños consejos de cómo hacer una reunión efectiva, porque de pronto citaban a todo el equipo de trabajo y no sé si era necesario citar a todos para una reunión que tenían que estar dos personas.» (Empresa Productiva)

“Hicimos varios Webinars de relacionamiento con las jefaturas en el teletrabajo, y adicionalmente dimos a los jefes consejos de cuáles eran buenas prácticas para liderar a sus equipos, generar identidad de equipo, y mantener la cultura de la compañía en el formato de teletrabajo.” (Empresa Productiva)

Capacitación para trabajadores/as

Es importante entregar a los trabajadores/as competencias y herramientas que les permitan adaptarse al trabajo híbrido. Los entrevistados/as describen capacitaciones sobre cómo autogestionarse en trabajo híbrido, uso de software, gestión de reuniones y autocuidado. Destacan el aporte de las capacitaciones desarrolladas por las mutualidades sobre trabajo híbrido y ergonomía.

“Realizamos distintos talleres, más de 100 comunicados, generamos habilidades en más de 2.000 personas, no solamente a las personas que estaban en teletrabajo, sino que a los líderes y personas que iban a rodear a estas personas para que también entendieran y pudiéramos movilizar esta nueva cultura (…) de cambiar los estereotipos, y de no permitir que se generen sesgos en contra de las personas en teletrabajo.” (Empresa Minera)

“Hicimos varios Webinars dirigidos a toda la gente que estaba haciendo teletrabajo, de manera de mostrar buenas prácticas en teletrabajo.” (Empresa Productiva)

«Qué era lo que correspondía en cada uno de sus segmentos, detalles de las asignaciones de teletrabajo, materiales de apoyo, manual del líder, guía para trabajar con otro a distancia, balance de vida laboral y bienestar, preguntas frecuentes, entrenamiento de la mutualidad. También hicimos el entrenamiento de la mutualidad en temas ergonómicos y de seguridad, que cada persona que estaba en teletrabajo debía cumplir (…) y luego lo de las competencias.» (Empresa Productiva)

«Desarrollamos un conjunto de herramientas donde la gente podía ver cuáles son las reglas de una reunión online, del ruido, de las cámaras, hasta métodos para garantizar efectividad y seguimiento de proyectos.» (Empresa Productiva)

“Luego cuando tuvimos que movilizar a la gente para que vinieran a las oficinas, hicimos un entrenamiento de qué significa trabajar 3×2, cuáles son las reglas del teletrabajo, para también demostrar la experiencia de trabajar acá.» (Empresa Productiva)

«Se creó al inicio de la pandemia, una certificación interna (…) tenías diferentes entrenamientos en uso de Box, Slack, Trello, Mural, uso de un montón de herramientas que te permiten tener una buena gestión de ambos mundos.» (Empresa de Informática y Telecomunicaciones)

“El empleo de técnicas Mindfullness para el desarrollo del bienestar organizacional y el equilibrio vida / trabajo.” (Empresa Productiva)

¿Cómo sería un programa de capacitación para el trabajo híbrido?

Empresa productiva nacional

Hasta 2021, esta empresa productiva nacional contaba con sobre 2.000 personas capacitadas en teletrabajo. Su programa de capacitación consta de:

1   2 cursos para jefaturas:

• • Liderazgo visible y gestión proactiva (curso virtual por MS Teams).
  • Comunicación objetiva y asertiva (curso eLearning con evaluación).

2   5 cursos para trabajadores/as:

• • Planificación de actividades, gestión del tiempo y priorización (curso virtual por MS Teams).
  • Mejores prácticas de reuniones (curso virtual por MS Teams).
  • Principios y mejores prácticas del teletrabajo (curso virtual por MS Teams).
  • Desarrollo de responsabilidad por las tareas del equipo (curso eLearning con evaluación).

Oficina gubernamental de gestión de personas

Esta oficina pública de gestión de personas de un país en las Américas creó un programa de capacitación que cuenta con dos cursos con modalidad eLearning:

1   Fundamentos del teletrabajo – capacitación para supervisores/as:

• • Elementos esenciales del teletrabajo.
  • Habilidades y procesos.
  • Temas relacionados con el teletrabajo

2   Fundamentos del Teletrabajo – capacitación para empleados/as

• • Elementos esenciales del teletrabajo.
  • Habilidades y procesos.
  • Temas relacionados con el teletrabajo.

Universidad en Estados Unidos

Esta universidad creó un programa de capacitación que cuenta con los siguientes cursos:

1   Curso para supervisores/as:

• • Liderando a distancia (curso eLearning).
  • Capacitación en seguridad (curso eLearning).
  • Infográfica para supervisores/as.

2   Curso para empleados/as:

• • Conectándose con la organización.
  • Comunicaciones apropiadas: normas y expectativas.
  • Gestionando su día y priorizando su trabajo en un ambiente híbrido.
  • Estableciendo relaciones de trabajo en un ambiente de teletrabajo.
  • Herramientas y plataformas que facilitan el teletrabajo.
  • Infográfica para empleados/as.

Universidad en Estados Unidos

Esta universidad diseñó los siguientes cursos en modalidad eLearning para el trabajo híbrido:

1   Establecer metas y expectativas.

• • Consejos expertos para fijar objetivos (48 min).
  • Alineando metas y prioridades para gestionar su tiempo (25 min).

2   Comunicar y colaborar efectivamente.

• • Gestionando el conflicto en el ambiente laboral (32 min).
  • Cómo ser un colaborador/a exitoso (36 min).
  • Promoviendo comunicación y colaboración en equipo (29 min).
  • Cómo ser un/a integrante efectivo del equipo (28 min).

3   Gestionar el desempeño del equipo.

• • Los elementos de la construcción de confianza (26 min).
  • Consejos expertos sobre confianza (47 min).
  • Cómo ser un/a profesional responsable (31 min).
  • Desarrollando un equipo exitoso (28 min).
  • Consejos expertos para medir y gestionar el desempeño (41 min).
  • Consejos de líderes sobre liderar una cultura de ejecución (22 min).
  • Liderazgo mediante desarrollar a las personas (51 min).
  • Desarrollo de talento y transformación: desarrollando a las personas (90 min).

4   Compromiso e inclusión en el equipo.

• • Ambiente positivo: generando un equipo de trabajo comprometido (23 min).
  • Liderando con motivación y compromiso (28 min).
  • Avanzar con perseverancia y resiliencia (25 min).

5 Liderazgo y administración.

• • Consejos expertos sobre liderazgo (88 min).
  • Liderando mediante una visión compartida (45 min).
  • El/la líder ágil (49 min).
  • Liderando el equipo (69 min).
  • El/la líder empático (54 min).
  • Consejos expertos sobre bienestar (53 min).
  • Estrategias para desarrollar un equipo unido (29 min).
  • Desarrollando un equipo exitoso (29 min).
  • Delegación efectiva (29 min).

6   Gestión del tiempo.

• • Organícese: cómo crear el tiempo que requiere (28 min).
  • El arte de mantenerse enfocado/a (29 min).
  • Maximizar su productividad gestionando tiempo y tareas (22 min).
  • Gestionar la presión y el estrés para optimizar su desempeño (26 min).

7   Equipos virtuales.

• • Estableciendo equipos virtuales efectivos (31 min).
  • Consejos de líderes sobre liderar a distancia (48 min).
  • Liderando a distancia (49 min).
  • Liderando ambientes de trabajo post pandemia (29 min).
  • Contribuyendo como integrante de un equipo virtual (23 min).

¿Cómo se hace?

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) sugiere que para potenciar el trabajo híbrido es importante que cada organización adecúe sus capacitaciones enfocándose en las necesidades de cada persona. La OIT propone:⁷

• Realizar encuestas cada 2-3 semanas sobre los desafíos y necesidades de los teletrabajadores/as y abordar específicamente esas necesidades mediante la formación en línea, seminarios web, talleres y sesiones de entrenamiento.
• Priorizar los tipos de formación de sus catálogos existentes que sean más pertinentes en el momento, tales como habilidades de liderazgo, de manejo del tiempo y de comunicación.
• Que el equipo directivo pueda acceder a una formación específica dirigida a desarrollar habilidades de liderazgo en la gestión de equipos remotos, conducción de equipos a través de una crisis, comunicación efectiva con un equipo remoto, capacitación y tutoría.
• Ofrecer sesiones de capacitación que se centren en las habilidades sociales y los aspectos de comportamiento del teletrabajo, tales como la atención plena o las habilidades de gestión del tiempo para los teletrabajadores/as. Estas sesiones les ayudarán a adquirir habilidades para mejorar la eficacia, minimizar los riesgos a la salud y establecer límites entre el trabajo y la vida personal.
• Que los directivos puedan acceder a una formación centrada en el aprendizaje de modelos de conducta, participación proactiva y enfoques de colaboración, que deberían convertirse en elementos centrales para fortalecer la dinámica de los equipos remotos.
• Compartir abiertamente ideas y consejos para un teletrabajo efectivo, los retos en torno a los ritmos de trabajo, gestión del tiempo y hábitos saludables también puede ayudar a los equipos a practicar un mejor autocuidado.

Se sugiere el siguiente programa de cursos de capacitación para el trabajo híbrido:

• Cursos de seguridad y salud ocupacional en trabajo híbrido.
• Cursos para jefaturas:
  • Desafíos de liderar a distancia: consejos prácticos.
  • Comunicación efectiva.
  • Productividad y gestión por objetivos.
  • Potenciar la confianza y colaboración.
  • Gestión del compromiso.
  • Resolución de conflictos.
  • Fortalecer el bienestar laboral.
• Cursos para empleados/as:
  • Principios y mejores prácticas del trabajo híbrido.
  • Planificación de actividades y priorización.
  • Gestión del tiempo.
  • Reuniones efectivas.
  • Contribuyendo como integrante de un equipo híbrido.
  • Métodos ágiles.
  • Estrés y salud mental.
  • Conciliación de la vida personal, familiar y laboral con corresponsabilidad.

Inducción

Durante la pandemia, la inducción del empleado/a nuevo, una actividad tradicionalmente presencial, se transformó en una capacitación virtual, poniendo en evidencia la dificultad de transmitir cultura organizacional, generar redes y crear vínculos de forma remota. Muy pocas organizaciones contaban con medios virtuales de inducción; muchas tuvieron que crearlos rápidamente sin preparación previa.

La inducción es un desafío para el trabajo híbrido ya que se percibe que la presencialidad es necesaria para transmitir la cultura organizacional. Por otra parte, se ha demostrado la posibilidad de llevar a cabo capacitaciones virtualmente.

Por lo tanto, la inducción en modalidad híbrida cuenta con partes presenciales y partes virtuales:

• Llevar a cabo actividades presenciales y virtuales que explican el modo de operar de la organización, dando a conocer sus principales características.
• Asignar a cada empleado/a nuevo una persona que lo acompaña y apoya, permitiendo una integración más rápida con un mayor sentido de pertenencia. El empleado/a asignado cuenta con al menos un año en la compañía y no necesariamente es parte del equipo de trabajo del empleado/a nuevo. Toma el rol de amigo laboral, orientando en la cultura y quehacer de la organización.
• Dar apoyo especial de la jefatura directa, acompañando la llegada del nuevo trabajador/a.
• Reforzar las comunicaciones internas para transmitir los mensajes clave de la organización, buscando generar pertenencia a través de una identidad común.

“La inducción incluye los procesos de acompañamiento a los nuevos colaboradores que aseguren el entendimiento de la cultura y la identidad organizacional (de la cual) hemos tenido una súper buena evaluación. Hemos intervenido todas las comunicaciones; o sea, damos la bienvenida a una organización con 30 años de historia que busca enriquecer la vida de las personas y ayudarlas a buscar su destino (…) hemos hecho todo el trabajo de refuerzo de la identidad organizacional, la información y la comunicación organizacional a través de la inducción.” (Empresa de Servicios )

Buk (2021) brinda los siguientes consejos para el/la líder en un proceso de inducción al trabajo híbrido:⁸

1. Ser empático/a.
2. Promover la flexibilidad.
3. Acompañar al colaborador/a de manera virtual y presencial.
4. Utilizar herramientas tecnológicas.
5. Compartir buenas prácticas con los colaboradores/as.

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1 Rodriguez, Hugo. (2021). Capacitación de Empleados ¿Cómo Abordar las Brechas de Habilidades? Crehana. 9 de julio del 2021. Disponible en: https://www.crehana.com/blog/transformacion-cultural/capacitacion-empleados/?source_page=BlogHome&source_detail=Featured%20Card

2 Sophie. (2022). Modelo de Trabajo Híbrido: Cómo Capacitar a tu Equipo. Workyblog. 24 de Febrero 2022. Disponible en: https://blog.worky.mx/trabajo-hibrido-capacitacion

3 Glass, Graham. (2022). Tres Formas de Capacitar a una Fuerza de Trabajo Híbrida. Entrepreneur. 6 de abril 2022. Disponible en: https://www.entrepreneur.com/es/estrategias-de-crecimiento/3-formas-de-capacitar-a-una-fuerza-de-trabajo-hibrida/424062

4 KnowledgeCity. (2022). Seven Strategies for an Effective Hybrid Workplace Training Program. Abril 2021. Disponible en: https://www.knowledgecity.com/blog/hybrid-workplace-training/

5 Gratton, Lynda. (2021). How to Do Hybrid Right. Harvard Business Review. Mayo-Junio 2021. Disponible en: https://hbr.org/2021/05/how-to-do-hybrid-right

6 Newton-Hill, Huw. (2022). Training a Hybrid Workforce? Consider these Three Best Practices. Training Industry. 13 de Abril 2022. Disponible en: https://trainingindustry.com/articles/workforce-development/training-a-hybrid-workforce-consider-these-3-best-practices/

7 OIT. (2020). El teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 y después de ella. Organización Internacional del Trabajo. Disponible en: https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---ed_protect/---protrav/---travail/documents/publication/wcms_758007.pdf

8 Buk. (2021). ¿Cómo aplicar un proceso de onboarding en un modelo híbrido? Disponible en: https://www.buk.pe/blog/como-aplicar-un-proceso-de-onboarding-en-un-modelo-hibrido

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